Política de Privacidad y Tratamiento de Datos

1. Marco Legal y Ámbito de Aplicación

La presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales se rige estrictamente por el marco jurídico de la República de Colombia, en especial el Artículo 15 de la Constitución Política (Derecho Fundamental al Habeas Data), la Ley Estatutaria 1581 de 2012, su Decreto Reglamentario 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015) y la Ley 1266 de 2008 cuando resulte aplicable.

Aplica a todos los datos personales recolectados, almacenados, utilizados, puestos en circulación o suprimidos por ZARZAI Systems a través de su plataforma web, formularios de contacto, canales digitales y prestación de servicios.

2. Identificación del Responsable del Tratamiento

El responsable del tratamiento de sus datos personales es:

• Razón Social / Identificación: ZARZAI Systems
• Domicilio y Ciudad: Bogotá D.C., Colombia
• Canal Oficial de Atención y Habeas Data: [email protected]
• Página Web Oficial: https://zarzai.com

3. Definiciones Clave (Art. 3 Ley 1581 de 2012)

Para efectos de la interpretación de este documento, se adoptan las definiciones normativas colombianas:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato Público, Semiprivado y Privado: Clasificaciones legales relativas al nivel de intimidad y reserva del dato.
• Dato Sensible: Aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (origen racial, convicciones religiosas, salud, biometría, etc.).
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica que realice el tratamiento de datos por cuenta del Responsable.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

4. Principios Rectores del Tratamiento de Datos

De conformidad con el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, el tratamiento de datos en ZARZAI Systems se fundamenta en los siguientes principios:

• Principio de Legalidad: Actividad reglada sujeta al marco normativo vigente.
• Principio de Finalidad: Finalidad legítima informada previamente al Titular.
• Principio de Libertad: Solo se tratan datos con consentimiento previo, expreso e informado del Titular.
• Principio de Veracidad o Calidad: La información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada y comprobable.
• Principio de Transparencia: Garantía de obtener información en cualquier momento sobre sus datos.
• Principio de Acceso y Circulación Restringida: Límite de acceso a personal autorizado y necesidades del servicio.
• Principio de Seguridad: Medidas técnicas, humanas y administrativas para salvaguardar los registros.
• Principio de Confidencialidad: Reserva estricta sobre la información suministrada.

5. Datos Personales Objeto de Tratamiento

ZARZAI Systems recolecta exclusivamente la información necesaria para atender solicitudes comerciales, técnicas y contractuales:

• Datos de Identificación y Contacto: Nombres, apellidos, correo electrónico corporativo o personal, número telefónico y empresa representada.
• Datos Técnicos de Proyectos: Requisitos funcionales, infraestructura solicitada y necesidades de desarrollo o automatización.
• Datos de Navegación: Métricas anónimas de sesión, dirección IP y cookies técnicas para el funcionamiento óptimo de la plataforma.

Nota sobre Datos Sensibles y Menores: ZARZAI Systems no recolecta ni trata datos sensibles sin autorización explícita ni ofrece servicios dirigidos a menores de 18 años.

6. Finalidades del Tratamiento

Sus datos personales son tratados para las siguientes finalidades legítimas y proporcionales:

• Gestionar consultas, cotizaciones, diagnósticos técnicos y solicitudes de contacto.
• Formalizar propuestas comerciales, relaciones precontractuales, contractuales y facturación.
• Proveer servicios de desarrollo de software, arquitectura cloud, consultoría en inteligencia artificial y automatización.
• Enviar información técnica, avisos de seguridad, comunicados operativos o novedades de servicios (pudiendo cancelar la suscripción en cualquier momento).
• Cumplir con disposiciones contables, tributarias, regulatorias y requerimientos de autoridades judiciales o administrativas colombianas.

7. Derechos de los Titulares de la Información (Habeas Data)

En virtud de los artículos 8 de la Ley 1581 de 2012 y 21 del Decreto 1377 de 2013, como Titular le asisten los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a ZARZAI Systems como Responsable o ante los Encargados.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos.
• Ser informado previa solicitud respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley, previo agotamiento del trámite de consulta o reclamo ante ZARZAI Systems.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

8. Procedimiento para el Ejercicio de Derechos (Consultas y Reclamos)

Los Titulares o sus causahabientes podrán ejercer sus derechos mediante solicitud escrita dirigida a nuestro canal oficial: [email protected].

Requisitos de la solicitud:

• Nombre completo y número de documento de identificación del Titular.
• Descripción precisa de los hechos que dan lugar a la consulta, actualización, reclamo o supresión.
• Dirección física o electrónica para notificación.
• Documentos que soporten la solicitud (si aplica).

Términos de respuesta (conforme a Ley 1581 de 2012):

• Consultas: Serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo.
• Reclamos: Serán tramitados en un término máximo de quince (15) días hábiles a partir del día siguiente a su recepción completa.

9. Medidas de Seguridad y Blindaje Técnico

En cumplimiento del principio de seguridad, ZARZAI Systems implementa controles organizacionales y salvaguardas técnicas acordes a los estándares de la industria tecnológica:

• Comunicaciones cifradas mediante protocolo HTTPS/TLS en tránsito y políticas de mínimo privilegio.
• Almacenamiento en infraestructuras con estrictos controles de acceso y autenticación.
• Políticas de confidencialidad suscritas con colaboradores y proveedores encargados.

10. Transmisión y Transferencia Internacional de Datos

Para la operación técnica de la plataforma y almacenamiento seguro, ZARZAI Systems puede valerse de proveedores de servicios tecnológicos (proveedores cloud e infraestructura) situados fuera de Colombia. Dichas transmisiones y transferencias se efectúan bajo estándares adecuados de protección o mediante contratos de transmisión de datos que garantizan el cumplimiento de las exigencias de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

11. Vigencia y Modificaciones de la Política

La presente Política entra en vigencia a partir de su publicación. ZARZAI Systems se reserva el derecho de modificarla para adaptarla a novedades legislativas, jurisprudenciales o directrices de la SIC. Cualquier cambio sustancial será informado oportunamente a través de nuestro sitio web.

Las bases de datos conservarán los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario para cumplir con las finalidades descritas o según lo exijan los plazos legales, comerciales y tributarios aplicables en Colombia.